DocuWorksCITY お客様事例集 富士ゼロックス北海道
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DocuWorksCITY お客様事例集

新篠津村立新篠津中学校様

DocuWorksで紙と電子のフォーマットを統一し
様々な資料作成時間の大幅短縮に成功!!







学校概要

学校名

新篠津村立新篠津中学校

学校長 前川 茂
電話番号 0126-57-2331
所在地 北海道石狩郡新篠津村第47線北7番地
開校 1967年

ホームページ

http://shinshinotsu.ec-net.jp/index.html





概要

紙と電子が混在する中で作成する書類が数多くあり、書類作成に多くの時間を費やしていらっしゃった前川校長先生と久保田教頭先生。

「本当にこれで業務が楽になるの?」と半信半疑で使い始められた前川校長先生。

業務の合間にDocuWorksをお使いいただき、操作に慣れてくださいました。

DocuWorksが業務効率化の必須アイテムとなるまでどのような経緯があったのか、是非ご覧下さい!

お話を伺った方

校長 前川 茂 様
教頭 久保田 豊 様

目次


DocuWorksを導入した経緯を教えてください

前川校長先生に伺いました。

以前勤務していた学校で、ゼロックスの営業の方から「まずは1ライセンス使ってみてください」と紹介を受けたのがきっかけです。正直に言うと、「このソフトウェアを使うと業務が楽になる!」という言葉は胡散臭いと思っていましたので、最初は疑心暗鬼でした。

ただ教頭業務(当時)は様々な「教育計画」、「研修資料」、「学校訪問資料」など、作成しなければならないたくさんの資料があり、そのために多くの時間をかけていたので、まずは使ってみることにしました。

使っていて分からない操作があると、都度北海道DocuWorks倶楽部の操作サポートセンターを利用しました。

どのような問い合わせをしても、レスポンスが早く的確で、アフターフォローがしっかりしているので、分からないことはその場ですぐに解決できたため、業務をしながらでも、少しずつソフトウェアの操作に慣れていくことが出来ました。

やっと操作に慣れてきた頃、新篠津中学校に着任することとなりました。こちらの学校ではDocuWorksが導入されていませんでしたので、非常に不便を感じました。

DocuWorksは安価で高機能で使い勝手の良いソフトですので、資料作成にかかる時間を大幅に削減することができ、業務の効率化が図れます。

新篠津中でも業務の効率化の必須アイテムとしてDocuWorksの導入を進めました。





DocuWorksを使う前はどのように資料を作成されていましたか?

久保田教頭先生に伺いました。

まずは様々な資料を集めるところから始まります。それは、自分で作成するものもあれば各教職員に作成してもらうものもあります。その媒体は紙から電子まで様々ですし、電子文書といっても個人によって作成するソフトウェアが違うため、Wordの利用者もいれば、一太郎の利用者もいます。その他ExcelやPDFのデータもあり、フォーマットの種類も使用するソフトウェアのバージョンもバラバラの状態です。

更に用紙サイズも混在していますので、A3、B4サイズの資料を差し込む必要がある場合は、A4サイズに縮小コピーして揃えていました。

すべての資料が揃った後は印刷をして、机の上に紙の書類を並べて、手で順番どおりになるよう仕分けしていました。ページ番号をつけるために、ラベルライターやゴム印を押すこともありました。これらの作業はとても手間がかかり、大変でした。

また、何度も確認しどんなにこれで完成した!と思っていても、直前になってから「追加」、「削除」や、内容変更により、資料を差し替えなければならないことがあります。

そうなると、ページの順序も変わってしまうため、差し替えが発生する度に、修正液や修正テープなどを使い、また一から ページ番号を変更することもありました。修正液を使うと仕上がりもきれいになりませんし、時間が無いときは、ページ番号をつけないこともありました。

例えば、職員会議の場合、毎月1回開催され、以前は会議のたびに長い時間と手間をかけて、資料を作成していました。



DocuWorksを使うと改善されたことは?

久保田教頭先生に伺いました。

前川校長のすすめで初めてDocuWorksを知りましたが、DocuWorksを使うようになってからは、これまで苦労していた資料作りが非常に簡単になり、業務効率がよくなりました。
作成時間は、約3分の1程度になり、大幅に作業時間が短縮されたため、その分、違う業務に取りかかることができるようになりました。

紙文書はスキャンをしてDocuWorksに取り込みます。会議資料に必要な電子文書は、各教職員から提出してもらうこともありますが、作成者よってソフトウェアやバージョンが異なっていても、すべてDocuWorksに取り込んでフォーマットを統一しています。

DocuWorksに取り込んだ後は、パソコン上での作業となりますので、必要な文書をひとつに束ねて、パソコン上でページ番号をつけて印刷すれば完成です。




一番便利と感じるのは、資料の一部を差し替えるときです。
DocuWorksだと、ページを追加・削除したり、修正したページを差し替えたりしても、ページの順番を簡単に変更できますし、ページ番号を更新すれば、すぐに訂正版の資料が出来上がります。

資料を作成する上で便利なDocuWorksの機能


資料が完成した後にあらためて見返してみると、
このページに【資料1】、【資料2】と表記したほうがわかりやすかったな…とか、この部分に補足コメントをいれればよかった…と気づく事があります。DocuWorksでは様々な編集機能があり、印刷直前でも書き込みができます。

●スタンプツールバーのカスタマイズ

よく使う【資料1】等のスタンプ等は、登録して利用しています。

DocuWorksはアノテーションツールバーを自由にカスタマイズできるのが使いやすいです。

その他、後から文字をいれることができるので、補足コメントの追加や、強調したい箇所を四角で囲むなど資料を束ねた後でも編集が可能です。




●ページ番号の設定

必要書類を束ねた後は、DocuWorks上でページ番号を設定することができます。
後から差し替えが発生しページ番号が変わってしまった場合でも、更新すればまた一から順番に番号を振ることができるので、大変重宝しています。




●文書の回転

ほとんどの資料はA4縦で作成されていますが、その中に横向きの資料が含まれていても、ボタンひとつで回転できます ので、用紙の向きを揃えることも可能です。





●ページの割り付け(4アップ)

資料は、膨大な量になることも多く内容によっては、割り付けを行い枚数を減らす作業をしますが、簡単に作業をすることができます。
今は、DocuWorksの [ページの割り付け]機能を使って、A4サイズ1枚の中に4枚の時間割を面付け(4アップ)しています。





●ページの割り付け(小冊子)

紙に印刷する時は、見栄えがいいので小冊子に加工しています。
[ページの割り付け]機能を使えば、複雑な割り付けのページ順を考えることなく、束ねた資料から簡単に小冊子用のファイルを作成できるので、出来上がったファイルを両面印刷するだけで、小冊子として資料を出力できます。
複合機のカウンター料金も表面と裏面の2カウントで済みますので、経費削減にもつながります。



DocuWorksを使うメリットとは?

前川校長先生に伺いました。

やはり資料作成がすごく楽になった点です。
短縮できた作業時間を他の業務に充てる事ができるようになり助かっています。

学校はいくつかのチームにわかれていますが、各担当が作成した資料を、DocuWorksに取り込み束ねて整理できます。

目次が作れるのも便利ですね。
これから年末に向け、次年度の教育計画を作成するのですが、DocuWorksが活躍することと思います。

DocuWorksは、フォーマットがバラバラで作られた様々な資料を、1つのフォーマットに統合するのに安価で使いやすい最適なソフトウェアです。




その他の活用方法について教えてください

前川校長先生に伺いました。

DocuWorksとトレイ2を活用し、今まで紙で運用していた、関係者間での申請フローを電子化しました。

私が目を通し、決裁印を押す申請書類は、数多くあります。
紙で受け取って捺印していましたが、量が多く、すでにファイルが一杯になっていました。




現在は、紙じゃないといけないもの以外は、DocuWorksとトレイを使って電子で受渡しをしています。

申請者は自席から私あてのトレイに申請書をドラッグで入れるだけで、受け渡すことが出来ますし、申請書が届くと、私のパソコン上に表示してあるトレイに新着マークが付きますので、抜け漏れなく書類を確認することができます。
机の上の紙がずいぶん減りました。




その他にこれから活用していこうと考えているのが、学力テストの問題作成です。
過去分の学力テストを保管していますので、この中から正解率の低い問題を集めてDocuWorksで切り貼りするなど編集をし、問題集を作成しようと考えています。

作成した問題集は生徒に配布し、学力向上に役立てたいと考えています。



編集後記



前川校長先生とお会いしたのはこの時が初めてでしたが、北海道DocuWorks倶楽部のサポートセンターをご利用いただいておりましたので、お電話を通じて何度かお話をさせていただいておりました。
この度、対面できたことを大変嬉しく思います。

今回前川校長先生と久保田教頭先生にお話を伺い、学校の業務では、作成する書類の数、頻度が非常に多いことが分かりました。

紙も電子も混在する状況で資料を作成するのは本当に大変だと思います。
DocuWorksの一番の特徴である「フォーマットの統一」という部分が大いに役立ち、資料作成業務においての業務効率改善にお役に立てていることを実感しました。

使い始めは疑心暗鬼だった前川校長先生に、「DocuWorksが無くては仕事にならない」とおっしゃっていただき、私自身も改めてDocuWorksの使い勝手の良さを実感しました。

この度はお忙しい中詳しくお話をお聞かせいただきまして、ありがとうございました。
新篠津中学校様の使い方は、多くの教職員の方に当てはまると思いますので、ひとりでも多くのかたへご紹介させていただき、業務効率改善につながるお手伝いをさせていただければと考えております。

この度は取材にご協力いただきまして、本当にありがとうございました。

 

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 中島 早紀)


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