DocuWorksCITY お客様事例集 富士ゼロックス北海道
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DocuWorksCITY お客様事例集

札幌市立北翔養護学校様

職員会議資料をDocuWorksで作成することで 作成時間を大幅削減することに成功!
さらに配布、閲覧も電子で行うことで時間と印刷コストの削減に繋がりました!
社内のペーパーレス化にDocuWorksが大活躍しています!








学校概要

学校名

札幌市立北翔養護学校

学校長 佐藤 昌弘
電話番号 011-668-5161
所在地 札幌市西区発寒11条6丁目2-1
開校 平成16年度

学校内容 札幌市に在住している、重度重複障がいのある 生徒を対象とし、通学にあたって保護者の付添が 必要な市立の肢体不自由特別支援学校
ホームページ

http://www.hokusho-jh.sapporo-c.ed.jp/





概要

年度変わりには職員会議の回数も多く、資料の作成から配布までにかなりの時間を要していました。
この資料作成にDocuWorksを使ってみたところ、作成から配布までの作業時間が大幅に削減できた北翔養護学校様。

いまではなくてはならないツールとしてDocuWorksをご利用いただいております。

北翔養護学校様がどのように業務改善を行っていったのか、また、紙から電子へ切り替える際に苦労した点などをお伺いしました。

お話を伺った方

高等部教務主任 小山内 努 様
中学部教務主任 三嶋 善雄 様

目次


主な使用用途を教えてください

職員会議などの会議資料を作成する目的で使用しています。
DocuWorksを使うまでは出来上がった会議資料を紙に印刷し、手作業で丁合していました。
1冊約50ページの資料を60部印刷し、配布します。この一連の流れを手作業でやっていましたので、会議のたびに手間と時間のかかる作業を行っていました。
丁合作業は、残っている職員の方たちにも声をかけて、なるべく多くの人手を使っていました。そうでもしないとぜんぜん終わりません。
今はこの作成作業はDocuWorksを使って効率的に行い、配布作業はトレイを使って簡単に受渡しを行っています。
劇的に紙と時間の節約に繋がりました。DocuWorksで束ねてあっという間に完成します。それを職員会議トレイに格納すれば作業完了です。





紙から電子へ切り替えた効果を教えてください

数年前に、ペーパーレスを促進しようという話があがり、後藤事務長の号令のもと、ペーパーレス会議を本格的に取り組むことにしました。
会議資料を紙運用から電子運用に切り替えた効果として、一番大きく変わったことは作業時間です。 年度変わりには会議の回数も多く、資料の作成から配布まで夜10時くらいまでかかってやっていました。
それがDocuWorksを使うようになってからは、夜8時には全て終わっています。 DocuWorksを使う前までは本当に大変でした。穴あけやホチキス止め。長机にページ毎に紙を並べ、なるべく多くの人手を使って丁合作業をしていました。
今では各自で作成した会議資料を、サーバーの職員会議フォルダ内にある、『職員会議(○月定例)バインダー』に格納しています。必要な資料が全て格納されたらページ番号を設定すれば完了です。




さらに現在では会議資料を電子化するだけではなく、会議自体もペーパーレスで取り組んでいます。
会議資料を各自のパソコンで閲覧することで、紙を全く使わずに会議を行うことが出来るようになりました。

紙から電子へ切り替える際に苦労したことは?

紙から電子へ切り替えることで、正直反対の声はありました。やはり紙には持ち運びやすさ、手書きの良さといった点があります。そこでまずは操作に慣れてもらうために、DocuWorksの導入のタイミングでインストラクターの方に来ていただいて職員向けの講習会を行いました。そこで基本操作を取得し、その後は各自自学習を行い操作に慣れていき、ペーパーレス会議に運用を広げていきました。当時は戸惑いもあったことと思いますが、今ではすっかりDocuWorksが浸透しています。
職員会議が始まるまでに、各自が職員会議トレイから会議資料をコピーして自分のパソコンに用意しています。
おかげで会議資料の作成から配布、会議の進行までとてもスムーズになりました。

その他の活用方法について教えてください


高等部教務主任 小山内 努様にお聞きしました。

他校から受け取る生徒情報などもDocuWorksにスキャンで取り込み、資料として保管しています。 また昨年は研究大会の開催校になりました。研究大会の資料作成にもDocuWorksが大いに役立ちました。 バインダーでまとめているので差し替えも便利で迅速に対応できるため、今までよりも作成締め切り日を長めに設定することができます。




例えば、アンケートに記入する際にDocuWorksを使います。アンケート用紙をスキャンしてDocuWorksに取り込み、アノテーションを使って記入します。手書きで間違って記入することもありませんし、見やすいアンケートを作成することができます。
スキャンをすることは既に習慣になっています。
とにかく必要なものは、スキャンして保存します。必要に応じて職員で共有し閲覧できるようにしています。
学校祭の過去の資料もDocuWorksで保管しています。
DocuWorksは整理するのにもとても便利です。


中学部教務主任 三嶋 善雄様にお聞きしました。

学校運営計画書の作成にDocuWorksを使っています。



学校運営計画書は300ページくらいありますので、フォルダとバインダーを使って管理しています。
バインダーにまとめると、バインダーの索引画面で必要な項目を確認することも出来ますし、差し替えも簡単です。
この作成時間はかなりの短縮になりました。




■研修時に使用するKJ法は付箋機能を活用





あとは、KJ法でデータをまとめるために付箋機能を使います。
付箋に文字を入力してDocuWorks文書に貼っていきます。これなら紙も付箋もペンも不要で便利です。
学校運営計画書や職員会議の資料は、必ずどんな学校でも作成していますので、資料作成担当者の方にはとてもオススメです。
もし今DocuWorksが無くなったらとても困ります。また紙で作成することを考えると・・・。大変ですね。


※KJ法とは・・・データをカードに記述し、カードをグループごとにまとめて、図解し、論文等にまとめていく手法。

編集後記

北翔養護学校様を担当させていただいている弊社担当営業の爪林より、「DocuWorksをとても活用してくださっているお客様がいる」と紹介をいただき、このたび取材させていただきました。
普段、DocuWorksをお客様にご紹介させていただいている立場として、お客様がどんな風にお使いいただいているのか、実際の使用方法のお話を伺う機会は本当に勉強になります。
今回お話を伺った小山内先生と三嶋先生は、いかに業務効率を改善するかを考え、それを実践し時間短縮に繋げていらっしゃいました。

「今までやっていた方法とやり方を変える」ということは少なからず覚えることもあり、慣れるまでの大変さもあるかと思います。そこを乗り越えた先には、実感するほどの業務効率改善があったことと思います。
ペーパーレスを推進された後藤事務長様や、小山内先生と三嶋先生がここまでDocuWorksを浸透させるには色々な苦労や葛藤もあったことと思います。
今回の取材を通してその過去が私にも見えたように思います。



また北翔養護学校様は様々な取り組みを評価され、多くの賞を受賞していらっしゃいました。皆様の日々の努力を感じました。

この度は授業後のお忙しい時間を縫って取材にご協力いただきまして本当にありがとうございました。
(取材:北海道DocuWorks倶楽部 中島 早紀)


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